L’usurpation d’adresse e-mail en entreprise, c’est quand quelqu’un envoie des messages qui semblent venir de chez vous, sans en avoir le droit. Un client vous appelle pour une facture que vous n’avez jamais envoyée, un fournisseur s’étonne d’un changement de RIB : votre nom a servi d’appât. Bonne nouvelle : quelques réglages simples rendent cette imitation beaucoup plus difficile. Voici comment cela fonctionne et ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui.
Usurpation ou boîte piratée : deux situations différentes
Vues de l’extérieur, elles se ressemblent. Elles ne se traitent pas de la même façon.
L’usurpation : on écrit en votre nom, sans entrer chez vous
L’escroc n’a pas accès à votre boîte. Il envoie simplement des e-mails en affichant votre adresse comme expéditeur, depuis ses propres serveurs. C’est un peu comme écrire votre adresse au dos d’une enveloppe : rien ne l’en empêche, sauf si votre nom de domaine est bien réglé. Vos messages restent intacts, mais vos clients et partenaires reçoivent des faux.
La boîte piratée : quelqu’un est vraiment entré
Ici, l’escroc a obtenu le mot de passe d’une boîte, souvent grâce à un faux e-mail de connexion. Il lit vos échanges, peut envoyer depuis votre vraie adresse et créer des règles de transfert cachées. C’est une urgence d’une autre nature : suivez notre guide boîte mail piratée : que faire.
Un indice pour faire la différence : si les faux e-mails n’apparaissent pas dans vos éléments envoyés et ne reprennent aucun échange réel, il s’agit plus probablement d’une usurpation. En cas de doute, faites vérifier les connexions à vos boîtes.
Comment les escrocs se servent de votre adresse
Votre nom inspire confiance à vos clients et à vos partenaires. C’est précisément ce que l’escroc veut emprunter.
- Le faux RIB : vos clients reçoivent « de votre part » de nouvelles coordonnées bancaires, et paient la facture suivante sur le compte de l’escroc.
- La fausse facture : une facture qui reprend votre logo et votre mise en page, avec un autre IBAN.
- La fraude au président : un collaborateur reçoit un message qui semble venir du dirigeant et demande un virement urgent et confidentiel.
Ces scénarios sont détaillés dans notre article sur la fraude au virement et les faux RIB. Si un virement est déjà parti, appelez votre banque tout de suite, puis consultez notre page virement frauduleux : que faire.
SPF, DKIM et DMARC expliqués simplement
Ce sont trois réglages publiés sur votre nom de domaine (la partie après le @ de vos adresses). Ils permettent aux messageries de vos destinataires de vérifier qu’un e-mail portant votre nom vient bien de vous.
SPF : la liste des expéditeurs autorisés
SPF liste les serveurs qui ont le droit d’envoyer des e-mails pour votre domaine : votre messagerie, votre logiciel de facturation, votre outil de lettre d’information.
DKIM : la signature de chaque message
DKIM appose une signature numérique invisible sur chaque e-mail envoyé. Le destinataire vérifie que le message vient bien de votre domaine et qu’il n’a pas été modifié en route.
DMARC : la consigne en cas d’échec
DMARC indique aux autres messageries quoi faire d’un e-mail qui échoue à ces contrôles : le laisser passer, le mettre de côté ou le refuser. Chaque destinataire applique ensuite ses propres filtres, mais une consigne claire rend l’imitation de votre adresse exacte beaucoup plus difficile.
L’autre ruse : le domaine sosie
Quand votre domaine est bien protégé, l’escroc peut changer de méthode. Il achète un nom presque identique au vôtre : une lettre en moins, une lettre doublée, un tiret ajouté, une autre extension (.com au lieu de .fr). Ses e-mails peuvent alors passer les contrôles SPF, DKIM et DMARC, puisqu’il envoie depuis son propre domaine.
Notre test des domaines sosies recherche gratuitement les noms qui ressemblent au vôtre et sont déjà enregistrés. Un domaine trouvé n’est pas forcément malveillant : il est simplement à surveiller.
Ce que vous pouvez faire tout de suite
- Lancez notre test gratuit. Le test SPF, DKIM et DMARC lit les réglages publics de votre domaine et vous donne une note sur 100, avec ce qui manque.
- Faites la liste de vos expéditeurs. Messagerie, facturation, site internet, outil de lettre d’information : chacun doit être déclaré.
- Protégez vos boîtes. Activez la double authentification, qui demande un code en plus du mot de passe pour se connecter.
Quand se faire aider
Réglages absents, clients qui reçoivent déjà des faux, expéditeurs inconnus : un regard extérieur fait gagner du temps. Notre service de protection de la messagerie professionnelle configure SPF, DKIM et DMARC, passe progressivement à une consigne stricte et filtre les e-mails piégés. Pour commencer, faites le point en 20 minutes avec un expert, gratuitement.
Questions fréquentes sur l’usurpation d’adresse e-mail
Vos questions
Des clients reçoivent de faux e-mails à notre nom, que faire ?
Prévenez-les immédiatement, par téléphone si possible, et rappelez que vos coordonnées bancaires ne changent jamais par e-mail. Vérifiez ensuite votre messagerie et la protection de votre nom de domaine. Si un client a déjà payé, il doit appeler sa banque sans attendre.
Changer notre mot de passe suffit-il ?
Pas en cas d’usurpation : l’escroc n’utilise pas votre boîte, il imite votre adresse. Ce sont les réglages SPF, DKIM et DMARC de votre domaine qui comptent. Changer le mot de passe reste indispensable si votre boîte a été piratée.
Régler DMARC peut-il bloquer nos propres e-mails ?
Oui, si la consigne est durcie trop vite, par exemple avant d’avoir déclaré votre logiciel de facturation. Le bon réglage se fait par étapes : on observe d’abord qui envoie en votre nom, puis on renforce.
Le test gratuit peut-il dire si un faux e-mail passera ?
Non. Il lit les réglages publics de votre domaine et vous indique ce qui manque. Chaque messagerie destinataire applique ensuite ses propres filtres, que personne ne peut voir de l’extérieur.
Protégez votre nom et vos e-mails
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Ou appelez-nous au 06 30 39 95 06.